DIFFUSION…maîtrisée d'une procédure écrite

Processus de diffusion : Dans le processus de GESTION DOCUMENTAIRE*, étape qui assure la prise de connaissance de l’existence et du contenu de la procédure écrite par les opérateurs impliqués dans sa mise en œuvre… et la preuve de cette prise de connaissance.

Prérequis :

[0.1] La GESTION DOCUMENTAIRE* est organisée, mise en œuvre et efficiente.

[0.2] La procédure et ses annexes ont été approuvées.

[1] Actualisation de la liste des points de diffusion,

[2] Distribution des documents et du nouveau sommaire à chaque point de diffusion, mise à jour des classeurs de chaque point de diffusion, affichage de la liste des nouveaux documents, pointage (surligneur) des documents à appliquer dans le service et actualisation de la liste de diffusion au personnel, affichage de la liste des nouveaux

[3] Présentation aux professionnels impliqués dans le processus, des nouveaux documents et de leur contenu ; si nécessaire, formation de ces professionnels à leur mise en oeuvre,

[4] Émargement de tous les membres de l’équipe ou du service ; la procédure réputée connue, peut être mise en oeuvre,

[5] Archivage des éléments de preuve de la diffusion conformément à la procédure de DIFFUSION.

L’AUDIT INTERNE permet la vérification de la mise en œuvre effective de la procédure et signe la qualité et la maîtrise de la diffusion.